Danh sách các hàm cơ bản trong excel bạn cần phải biết

Ngày nay, tin học nói chung và excel nói riêng là kỹ năng quan trọng mà các nhà tuyển dụng bắt buộc đòi hỏi ở các ứng viên của mình do vậy, việc sử dụng thành thạo các chức năng của Microsoft Excel chính là điểm cộng lớn để bạn có thể tự tin ứng tuyển vào vị trí mà mình mong muốn.

Vậy Excel là gì? Tại sao phải học Excel? Excel cung cấp một số lượng lớn các chức năng để phân tích, kiểm toán và tính toán dữ liệu. Một trong số những chức năng này được sử dụng bởi nhiều người sử dụng Excel hàng ngày và cũng có một số người chỉ sử dụng những phép toán này trong trường hợp cụ thể. 

Trong hướng dẫn này, Thành Trung Mobile sẽ không khám phá tất cả các hàm trong Excel mà sẽ tổng hợp cho bạn những hàm cơ bản trong Excel thông dụng được phổ biến rộng rãi nhất, mời bạn cùng theo dõi bài viết.

Tổng hợp 12 hàm cơ bản trong Excel thông dụng và phổ biến nhất

Có rất nhiều hàm và công thức tính của Microsoft Excel để áp dụng cho chuỗi văn bản. Dưới đây là những hàm cơ bản nhất:

1. Hàm tính tổng

• SUM(number1,[number2],…) cộng tất cả các số trong 1 vùng dữ liệu được chọn

Ví dụ: =SUM(A1:A3, 1) cộng các giá trị trong ô A1, A2 và A3, và thêm 1 vào kết quả.

•  SUMIF(range, criteria, [sum_range]): cộng tất cả các số trong 1 vùng dữ liệu được chọn đáp ứng 1 điều kiện nhất định

             + Trong đó :   Range: vùng dữ liệu điều kiện

                                   Criteria: điều kiện

                                   Sum_range: vùng dữ liệu tính tổng

          Ví dụ:

2. Hàm IF(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2)

 Nếu đúng điều kiện thì trả về “ Giá trị 1”, nếu sai thì trả về “Giá trị 2”

•  Điều kiện: Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai).
•  Giá trị 1: Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện đúng
•  Giá trị 2: Là kết quả của hàm IF nếu điều kiện sai

Ví dụ:

= IF(B2>=4,“DUNG”,“SAI”) = DUNG.

Tức là, nếu ô B2 >=4 thì hàm trả hết quả “DUNG”

3. Hàm tìm kiếm

• VLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Col_index_Num,Range_lookup) tìm kiếm giá trị tương ứng trên ô cột đầu tiên của bảng tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong cột chỉ định

Trong đó:

• Lookup_value: giá trị đối chiếu với cột đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
• Table_ array: địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy dòng tiêu đề.
• Col_index_Num: Số thứ tự cột chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (tính theo thứ tự từ trái qua phải và bắt đầu từ 1).
• Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu. + 0: Cột đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp. + 1: Cột đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định).

Chú ý: – Nếu giá trị Lookup value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A.

Ví dụ:

• HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Row_index_Num,Range_lookup) : Tìm kiếm một giá trị trên dòng đầu tiên của bảng tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong dòng chỉ định.

Trong đó:

• Lookup_value:  giá trị đối chiếu với dòng đầu tiên của bảng tham chiếu để lấy được giá trị cần tìm.
• Table_ array: là địa chỉ tuyệt đối của bảng tham chiếu, không lấy cột tiêu đề.
• Row_index_Num: Số thứ tự dòng chứa giá trị cần lấy của bảng tham chiếu (tính theo thứ tự từ trên xuống dưới và bắt đầu từ số 1).
• Range_lookup: Cách tìm kiếm trên bảng tham chiếu. + 0: Dòng đầu tiên của bảng tham chiếu chưa sắp xếp. + 1: dòng đầu tiên của bảng tham chiếu đã sắp xếp theo chiều tăng dần (ngầm định).

Ví dụ:

4. Hàm MAX(Number1, Number2…) Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập.

• Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó.

5. Hàm MIN(Number1, Number2…) Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào.

• Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó.

Các bạn cùng xem ví dụ qua hình dưới đây nhé:

6. Hàm đếm dữ liệu

• COUNT(value1, [value2], ...) đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.

Trong đó: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu (note: Hàm COUNT chỉ có thể để đếm tối đa 255 tham số, ô tham chiếu hoặc vùng chọn bổ sung mà bạn muốn đếm số)                   

• COUNTA(Value1, Value2…): đếm tất cả các ô chứa dữ liệu mà các ô đó không rỗng.

Trong đó:  value1, value2,… là tham chiếu ô hoặc dải ô nơi bạn muốn tính các ô không phải là ô trống.

7. AVERAGE(Number1, Number2…) tính trung bình cộng các số liệu trong bảng 

• Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tính giá trị trung bình cộng ở trong đó.

8. PRODUCT(number 1, number 2, …): tính phép nhân của các đối số

• Number1, Number2… là các đối số bạn muốn tính phép nhân ở trong đó.

9. Hàm Logic

• AND(Logical1,Logical2…): Trả về giá trị TRUE(1) nếu tất cả các đối số của nó là đúng, trả về giá trị FALSE(0) nếu một hay nhiều đối số của nó là sai.

Trong đó: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.

Lưu ý: 

+ Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic.

+ Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua. 

+ Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!

Ví dụ: =AND(A6="SV",C6=10) vì cả 2 biểu thức đều đúng lên giá trị trả về là TRUE.

• OR(Logical1,Logical2…): Trả về giá trị TRUE(1) nếu bất cứ một đối số nào của nó là đúng, trả về giá trị FALSE(0) nếu tất cả các đối số của nó là sai.

Trong đó: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện.     

Ví dụ: =OR(A1<5,A2>100)

+ Nếu A1 nhỏ hơn 5 hoặc A2 nhỏ hơn 15 thì hàm trả về giá trị TRUE.

+ Nếu A1 lớn hơn 10 và A2 nhỏ hơn 50 thì hàm trả về giá trị FALSE.

• NOT(Logical): Hàm đảo ngược giá trị của đối số, sử dụng NOT khi bạn muốn phủ định giá trị của đối số.

Trong đó: Logical là một giá trị hay một biểu thức logic.

Ví dụ: =NOT(A2>100)

+ Nếu A2 = 50 thì hàm trả về giá trị TRUE

+ Nếu A2 = 200 thì hảm trả về giá trị FALSE

10. Match (Lookup_Value, Lookup_Range, Match_type):  Tìm số thứ tự của 1 giá trị cho trước trong một danh sách các giá trị.

Trong đó: 

• Lookup-value: giá trị bạn muốn tìm vị trí 
• Lookup_Range: vùng muốn tìm giá trị
• Match_type: kiểu tìm kiếm

11. INDEX(Array,Row_num,[Column_num]): Trả về giá trị hoặc tham chiếu của 01 ô trong excel là giao nhau giữa dòng và cột được xác định bởi các thông số cho trước 

Trong đó: 

• Array: vùng dữ liệu
• Row_num: chọn hàng trả về một giá trị.
• Column_num: chọn cột trả về một giá trị.

12. Hàm làm việc với chuỗi văn bản

• Nối chuỗi văn bản: Để nối chuỗi văn bản bạn sử dụng ký tự &, muốn chèn thêm dấu cách thì sử dụng " " (mở ngoặc kép, cách, đóng ngoặc kép).

• Left(ô chứa ký tự cần lấy, số ký tự muốn lấy): Lấy những ký tự bên trái của một chuỗi

• Right(ô chứa ký tự cần lấy, số ký tự muốn lấy): Lấy những ký tự bên phải của một chuỗi

• TRIM(text): Loại bỏ khoảng trống trong văn bản

• LEFT(text, n): Lấy ký tự bên trái của 1 chuỗi ký tự
• RIGHT(text,n):Lấy ký tự bên phải của 1 chuỗi ký tự
• Trong đó:

- text: Chuỗi ký tự.
- n: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự. (giá trị mặc định là 1).

• CONCATENATE (text 1, text 2, …): nối các chuỗi ký tự
• Trong đó:

- Text 1: là chuỗi thứ 1 (đây là chuỗi bắt buộc)
- Text 2 …: tùy chọn, tối đa 255 chuỗi, và các chuỗi phải được phân tách nhau bởi dấu phẩy

Trên đây là một số hàm cơ bản thường xuyên được sử dụng trên trang tính Excel mà Thành Trung Mobile muốn tổng hợp lại cho bạn. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết.