Cách xuống dòng trong Excel hệ điều hành Windows và MacOS

Cách xuống dòng trong Excel là một điều mà bạn cần biết nếu bạn muốn tạo ra những bảng tính chuyên nghiệp và dễ đọc. Bạn có thể xuống dòng tại những vị trí xác định đối với dữ liệu trong cùng một ô để phân biệt các thông tin khác nhau. Bạn có thể xuống dòng trong excel bằng nhiều cách khác nhau, như sử dụng phím tắt, sử dụng hàm CHAR, sử dụng ký tự đặc biệt… Bạn cũng cần chú ý đến sự khác biệt giữa 2 hệ điều hành Windows và MacOS khi xuống hàng excel. Hãy cùng Thành Trung Mobile khám phá các cách xuống dòng trong google sheet ở bài viết này.

Hướng dẫn 2 cách xuống dòng trong Excel

1. Xuống dòng bằng phím tắt

Để bắt đầu một dòng mới trong cùng một ô Excel, bạn có thể sử dụng các phím tắt Alt + Enter (đối với Windows) và Control + Option + Enter (đối với Mac). Dưới đây là các bước để xuống dòng trong Excel bằng phím tắt Alt + Enter:

• Nhấp đúp vào ô mà bạn muốn chèn dấu ngắt dòng (hoặc nhấn phím F2 để vào chế độ chỉnh sửa).
• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn dấu ngắt dòng.
• Giữ phím Alt và nhấn phím Enter đối với Windows (đối với Mac giữ phím Control và Option rồi nhấn phím Enter).
• Chọn thẻ Home, trong nhóm Alignment, chọn chức năng Wrap Text để thấy tất cả nội dung của các dòng trong ô.

2. Cách xuống dòng trong Excel 2010, 2013, 2016, 2019 bằng công thức

Mặc dù phím tắt rất hiệu quả trong quá trình bạn nhập dữ liệu và cần ngắt dòng. Nhưng nếu bạn cần kết hợp các ô và muốn xuống dòng tại vị trí đầu tiên của các ô được kết hợp, bạn có thể sử dụng công thức để thực hiện việc này.

Giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu như hình dưới đây và bạn muốn ghép nối dữ liệu ở các ô này với nhau thành một ô duy nhất, mỗi phần dữ liệu nằm trong một dòng riêng biệt.

Nếu đang sử dụng Excel 2019 hoặc Office 365 (Windows hoặc Mac), một cách xuống dòng trong ô Excel mà bạn có thể thực hiện là sử dụng hàm TEXTJOIN để kết hợp các ô và xuống dòng tương ứng với các dữ liệu đó trong kết quả thực thi hàm.

Bạn gõ công thức sau đây:

=TEXTJOIN(CHAR(10),TRUE,A2:E2)

Nếu bạn đang sử dụng Excel 2016 hoặc những phiên bản trước đó, bạn sẽ không thể sử dụng hàm TEXTJOIN. Khi đó, bạn vẫn có thể thực hiện ý muốn của mình bằng cách sử dụng toán tử ampersand (viết là &) và CHAR(10) để xuống dòng.

Vì vậy, bạn có thể gõ công thức sau:

=A2&CHAR(10)&B2&CHAR(10)&C2&CHAR(10)&D2&CHAR(10)&E2

Bạn cũng có thể sử dụng hàm CONCAT thay vì sử dụng toán tử ampersand (&).

=CONCAT(A2,CHAR(10),B2,CHAR(10),C2, CHAR(10),D2,CHAR(10),E2)

hoặc sử dụng hàm CONCATENATE khi sử dụng những phiên bản Excel không có hàm CONCAT.

=CONCATENATE(A2,CHAR(10),B2,CHAR(10),C2, CHAR(10),D2,CHAR(10),E2)

Chú ý: Đối với tất cả các hàm trên, sau khi thực hiện lệnh, bạn nhớ bôi đen phần kết quả hiển thị, vào thẻ Home nhấp chọn chức năng Wrap Text ở nhóm Alignment. Nếu bạn sử dụng Mac, hãy gõ CHAR(13) thay vì gõ CHAR(10).

Sử dụng chức năng Define Name

Trong trường hợp bạn cần sử dụng CHAR(10) hoặc CHAR(13) thường xuyên, cách tốt hơn là đặt tên cho nó. Như vậy, bạn có thể sử dụng tên gợi nhớ thay vì nhập toàn bộ CHAR(10) trong công thức. Để tạo tên, bạn có thể sử dụng chức năng Define Name và làm như sau:

- Vào thẻ Formulas chọn Define Name trong nhóm Define Names.

- Trong hộp hội thoại New Name điền tên muốn đặt ở mục Name và CHAR(10) ở mục Refers to. Sau đó nhấp chọn OK.

Bây giờ bạn có thể sử dụng LB thay cho CHAR(10). Công thức để ghép nối dữ liệu của các ô có thể được viết lại như sau:

=A2&LB&B2&LB&C2&LB&D2&LB&E2

Sử dụng chức năng Find and Replace

Giả sử, bạn có bảng dữ liệu dưới đây và bạn muốn xuống dòng ở bất kỳ nơi nào có dấu phẩy trong ô.

Dưới đây là cách xuống dòng trong 1 ô Excel sử dụng chức năng Find and Replace:

- Bôi đen các ô muốn thay thế dấu phẩy bằng việc xuống dòng.

- Chọn thẻ Home

- Trong nhóm Editing chọn Find and Replace, kế tiếp chọn Replace

- Trong hộp thoại Find and Replace, gõ dấu phẩy (,) ở mục Find what

- Đặt con trỏ tại mục Replace with, nhấn tổ hợp phím Ctrl + J

- Nhấp chuột tại nút Replace All.

- Bật chức năng Wrap Text cho ô chứa dữ liệu muốn xuống dòng.

Chú ý: Nếu bạn sử dụng phím tắt Control + J hai lần, thao tác này sẽ chèn ký tự xuống dòng hai lần và bạn sẽ có khoảng cách hai dòng giữa các câu.

Bạn cũng có thể sử dụng các bước tương tự nếu bạn muốn xóa tất cả các dấu xuống dòng và thay thế nó bằng dấu phẩy (hoặc bất kỳ ký tự nào khác). Chỉ cần đảo ngược các mục nhập “Find what” và “Replace with”

Cách xuống dòng trong trang tính excel là một điều mà bạn cần biết nếu bạn muốn tạo ra những bảng tính chuyên nghiệp và dễ đọc. Bạn có thể xuống dòng tại những vị trí xác định đối với dữ liệu trong cùng một ô để phân biệt các thông tin khác nhau. Bạn có thể xuống dòng trong excel bằng nhiều cách khác nhau, như sử dụng phím tắt, sử dụng hàm CHAR, sử dụng ký tự đặc biệt… Bạn cũng cần chú ý đến sự khác biệt giữa 2 hệ điều hành Windows và MacOS khi xuống dòng trong excel. Hãy cùng Thành Trung Mobile khám phá các cách xuống dòng trong excel ở bài viết này.