Ý nghĩa, cách dùng 5 hàm đếm trong Excel thông dụng & phổ biến nhất

Đếm là công việc phổ biến mà mọi người hay làm trong Excel. Đây là một trong những số liệu thường được sử dụng để tổng hợp dữ liệu. Hàm đếm trong trong Excel có thể thực hiện trong nhiều trường hợp khác nhau. Dưới đây là cách đếm trong Excel với 5 hàm COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, COUNTIF và COUNTIFS kèm theo ví dụ minh họa, mời bạn cùng theo dõi!

Tổng hợp 5 hàm đếm thông dụng bạn cần biết trong Excel

1. Hàm đếm COUNT trong Excel

1.1. Công dụng

Hàm đếm trong Excel COUNT được sử dụng để đếm ô có chứa số. Giá trị trả về là số ô có giá trị là số.

1.2. Cú pháp & cách sử dụng hàm COUNT

= COUNT(value1, [value2],…)

Trong đó:

• value1 có thể là một con số, một địa chỉ muốn tham chiếu hoặc một vùng muốn đếm số lượng các con số.
• [value2],… là những tùy chọn, có tối đa 255 tùy chọn là những con số, địa chỉ cần tham chiếu hoặc vùng dữ liệu cần đếm số lượng các ô chứa con số.

1.3. Điều cần lưu ý

Dữ liệu ghi trực tiếp trong hàm COUNT được đếm là dữ liệu số, ngày tháng, chữ số và giá trị logic. Nếu đối số của hàm COUNT là một ô hoặc dãy ô, khi đó chỉ có ô hoặc dãy ô chứa số mới được đếm. Ngược lại, các ô trống, giá trị logic, văn bản hoặc giá trị lỗi sẽ không được đếm.

1.4. Ví dụ minh họa

Công thức COUNT(A2:A7) sẽ đếm các ô A2, A3 và A7 vì chứa số và ngày tháng nên kết quả trả về là 3. Công thức COUNT(1,2,”xin chào”,”11”,”11/11/2020”) sẽ đếm các đối số 1, 2, “11”, “11/11/2020” nên có kết quả là 4.

2. Hàm đếm COUNTA trong Excel

2.1. Công dụng

Hàm đếm trong Excel COUNTA được sử dụng khi muốn đếm số ô không bị bỏ trống. Giá trị trả về của hàm là số lượng các ô chứa dữ liệu.

2.2. Cú pháp & cách sử dụng hàm COUNTA

= COUNTA(value1,[value2],…)

Trong đó:

• value1 có thể là một con số, địa chỉ muốn tham chiếu hoặc một vùng muốn đếm số lượng các ô có dữ liệu.
• [value2],… là những tùy chọn, có tối đa 255 tùy chọn là những con số, địa chỉ cần tham chiếu hoặc vùng muốn đếm số lượng các ô có dữ liệu.

2.3. Điều cần lưu ý

Vì hàm COUNTA đếm tất cả những ô không bị bỏ trống nên các ô chứa giá trị lỗi hoặc chứa công thức trả về giá trị rỗng vẫn được đếm trong hàm COUNTA.

2.4. Ví dụ minh họa

Công thức COUNTA(A2:A7) sẽ đếm tất cả những ô chứa dữ liệu. Đó là các ô A2, A3, A5, A6 và A7. Do đó kết quả là 5. Công thức COUNTA(5,,”xin chào”) đếm luôn giá trị rỗng (giá trị rỗng vẫn là một giá trị không phải là không có dữ liệu) nên có kết quả 3.

3. Hàm đếm COUNTBLANK trong Excel

3.1. Công dụng

Hàm đếm trong Excel COUNTBLANK được sử dụng khi cần đếm các ô trống. Giá trị trả về của hàm COUNTBLANK là số lượng những ô không chứa dữ liệu.

3.2. Cú pháp & cách sử dụng hàm COUNTBLANK

= COUNTBLANK(range)

Trong đó:

range là vùng muốn đếm các ô không trống

3.3. Điều cần lưu ý

- Các ô có công thức trả về “” (chuỗi rỗng) được xem là ô trống.

- Các ô chứa, văn bản, số, giá trị lỗi được xem là ô có dữ liệu.

- Các ô chứa số 0 được xem là ô chứa dữ liệu.

3.4. Ví dụ minh họa

Công thức COUNTBLANK(A2:A7) sẽ đếm những ô trống, do đó chỉ có duy nhất một ô được đếm là A4. Kết quả cho ra sẽ là 1.

4. Hàm đếm COUNTIF trong Excel

4.1. Công dụng

Hàm COUNTIF được dùng khi muốn đếm các ô theo một điều kiện cho trước. Kết quả của hàm COUNTIF là số lượng ô thỏa mãn điều kiện trong vùng dữ liệu xác định.

4.2. Cú pháp & cách sử dụng hàm COUNTIF

=COUNTIF(range,criteria)

Trong đó:

• range vùng chứa các ô cần đếm
• criteria điều kiện mà các ô trong vùng cần đếm phải thỏa mãn

4.3. Điều cần lưu ý

- Điều kiện có thể là một số, biểu thức, tham chiếu ô, chuỗi ký tự hoặc công thức. Các điều kiện là văn bản hoặc ký hiệu toán học/logic (chẳng hạn như =, +, -, /, *) phải nằm trong dấu ngoặc kép.

- Các ký tự đại diện có thể được sử dụng trong điều kiện. Có ba ký tự đại diện trong Excel, dấu hỏi (?), Dấu hoa thị (*) và dấu ngã (~). Dấu hỏi đại diện cho một ký tự bất kỳ. Dấu hoa thị đại diện cho một chuỗi ký tự bất kỳ. Nếu bạn muốn tìm một ký tự hoặc một chuỗi ký tự bất kỳ, hãy nhập dấu ngã (~).

- Không phân biệt chữ hoa chữ thường trong phần điều kiện.

4.4. Ví dụ minh họa

Công thức COUNTIF(B3:B6,”>10”) đếm tất cả số lượng >10 nên kết là trả về là 2. Công thức COUNTIF(A3:A6,”*á*”) đếm tất cả mặt hàng có chữ “á” ở giữa nên kết quả trả về là 2. Công thức COUNTIF(A3:A6,”Táo”) đếm tất cả mặt hàng là “táo” nên kết quả trả về là 2. Công thức COUNIF(A3:A6,”?*”) đến tất cả các mặt hàng (thảo mãn điều kiện là chuỗi ký tự) nên kết quả trả về là 4.

5. Hàm đếm COUNTIFS trong Excel

5.1 Công dụng

Hàm COUNTIFS được sử dụng khi cần đếm số ô có thỏa mãn một hay nhiều điều kiện nào đó. Giá trị trả về của hàm COUNTIFS là một con số thể hiện số lượng các cặp ô trong vùng dữ liệu cùng thỏa mãn điều kiện cho trước.

5.2. Cú pháp & cách sử dụng hàm COUNTIFS

=COUNTIFS(criterial_range1, criterial1, [criterial_range2, criterial2],…)

Trong đó:

• criterial_range1 là vùng chứa các ô mà bạn muốn kiểm tra thỏa điều kiện criterial1.
• criterial1 là điều kiện bạn muốn kiểm tra đối với các ô trong vùng criterial_range1. Những ô nào thỏa mãn thì sẽ được đếm.
• [criterial_range2] là vùng chứa các ô mà bạn muốn kiểm tra thỏa điều kiện criterial2.
• criterial2 là điều kiện bạn muốn kiểm tra đối với các ô trong vùng criterial_range2. Những ô nào thỏa mãn thì sẽ được đếm.

5.3. Điều cần lưu ý

- Điều kiện có thể là một số, biểu thức, ô tham chiếu, văn bản hoặc công thức.

- Các điều kiện là văn bản hoặc ký hiệu toán học / logic (chẳng hạn như =, +, -, /, *) phải nằm trong dấu ngoặc kép.

- Các ký tự đại diện có thể được sử dụng trong phần điều kiện. Có ba ký tự đại diện trong Excel: dấu hỏi (?), dấu hoa thị (*) và dấu ngã (~). Dấu chấm hỏi đại diện cho ký tự bất kỳ. Dấu hoa thị đai diện cho chuỗi ký tự bất kỳ.  Dấu ngã đại diện cho một ký tự hoặc một chuỗi ký tự bất kỳ.

- Điều kiện không phân biệt chữ hoa chữ thường trong phần điều kiện.

- Các ô được đếm khi cùng thỏa mãn điều kiện . Giới hạn tối đa cho mỗi cặp vùng dữ liệu và điều kiện là 127. Khi tham chiếu đến một ô trống thì hàm COUNTIFS mặc định ô đó có giá trị 0.

5.4. Ví dụ minh họa

Công thức COUNTIFS(B3:B6,”>10”,A3:A6,”*a*”) sẽ đếm những mặt hàng có ký tự ở giữa là “a” và có số lượng >10. Chỉ có mặt hàng Cam, số lượng 12 là thỏa mãn điều kiện nên kết quả trả về là 1.

Công thức COUNITS(A3:A6,”*a*”) sẽ đếm tất cả những mặt hàng có ký tự ở giữa là “a”. Chỉ có mặt hàng Cam là thỏa mãn điều kiện nên kết quả trả về là 1.

Công thức COUNTIFS(A3:A6,”táo”,B3:B6,”>20”) sẽ đếm những mặt hàng là táo và có số lượng >20. Không có mặt hàng nào thỏa mãn điều kiện này, nên kết quả trả vể là 0.

Ngoài hàm đếm trong Excel còn có nhiều hàm khác phục vụ cho công việc của bạn. Hãy theo dõi những bài viết sau của Thành Trung Mobile để biết thêm về Excel bạn nhé.