Google Drive là gì? Khám phá những tiện ích không ngờ của GG Drive

Google Drive là gì? Google Drive là một dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu trực tuyến của Google, cho phép bạn lưu trữ, chia sẻ và chỉnh sửa các tệp tin trên đám mây. Bạn có thể dùng Google Drive để sao lưu dữ liệu cá nhân, cộng tác trực tuyến với người khác, tạo các bảng khảo sát và thu thập dữ liệu, gửi trực tiếp các tệp tin qua Gmail và nhiều hơn nữa.

Cách thức Google Drive hoạt động

Ở bài viết trước, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách tạo và sử dụng Google Form, hôm nay hãy cùng tìm hiểu thêm về tính năng khác cũng tiện ích không kém - Google Dive nhé!

Để sử dụng Google Drive, bạn cần có một tài khoản Google và kết nối internet. Bạn có thể truy cập Google Drive qua trình duyệt web, ứng dụng di động hoặc ứng dụng máy tính. Khi bạn tải lên, chỉnh sửa hoặc xóa các tệp tin trên Google Drive, các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa tự động với các thiết bị khác có kết nối với tài khoản Google của bạn. Bạn cũng có thể chia sẻ quyền truy cập, nhận xét và chỉnh sửa các tệp tin với người khác qua email hoặc liên kết.

Google Drive là gì? Có những ưu nhược điểm gì?

Ưu điểm của Google Drive là gì?

• Cho phép lưu trữ các tệp tin với dung lượng lớn lên đến 15GB miễn phí, hoặc mua thêm không gian lưu trữ nếu cần.
• Có thể gửi trực tiếp các tệp tin từ Google Drive qua Gmail, hoặc nhận các tệp tin được gửi qua Gmail vào Google Drive.
• Chia sẻ quyền truy cập, nhận xét và chỉnh sửa các tệp tin trên Google Drive một cách dễ dàng.
  Hỗ trợ sao lưu dữ liệu từ điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính của bạn vào Google Drive, và truy cập dữ liệu đó từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
• Hỗ trợ tạo các bảng khảo sát và thu thập dữ liệu từ người dùng bằng cách sử dụng Google Forms, một công cụ miễn phí được tích hợp với Google Drive.

Nhược điểm của Google Drive 

• Cần có kết nối internet để sử dụng Google Drive, trừ khi bạn đã thiết lập chế độ ngoại tuyến cho một số loại tệp tin.
• Có thể gặp phải rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư khi lưu trữ dữ liệu cá nhân trên đám mây. Bạn nên kiểm tra các thiết lập quyền riêng tư và chia sẻ của Google Drive để bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Bị giới hạn về định dạng tệp tin khi sử dụng Google Drive. Một số loại tệp tin không được hỗ trợ hoặc cần được chuyển đổi để mở hoặc chỉnh sửa trên Google Drive .

Những điều cần lưu ý khi sử dụng Google Drive

• Bạn nên đăng nhập vào tài khoản Google của mình trên các thiết bị mà bạn muốn sử dụng Google Drive, và đăng xuất khi không sử dụng nữa.
• Kiểm tra dung lượng lưu trữ còn trống của Google Drive thường xuyên, và xóa bỏ các tệp tin không cần thiết hoặc mua thêm không gian lưu trữ nếu cần.
• Lưu ý trong việc sao lưu các tệp tin quan trọng của bạn trên các thiết bị khác ngoài Google Drive, để phòng trường hợp mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc tấn công mạng.
• Bạn nên chọn cẩn thận người mà bạn chia sẻ quyền truy cập, nhận xét và chỉnh sửa các tệp tin trên Google Drive, và thay đổi các thiết lập chia sẻ khi cần.

Các tính năng hữu ích của Google Drive

Sao lưu dữ liệu cá nhân từ điện thoại

Nếu bạn phân vân có nên dùng iCloud không hoặc iCloud của bạn đã đầy, bạn có thể tham khảo việc sao lưu dữ liệu qua Google Drive.

Bạn có thể sao lưu dữ liệu cá nhân từ điện thoại thông minh của bạn vào Drive của tôi, bao gồm danh bạ, tin nhắn, ảnh, video, âm thanh, tài liệu và nhiều hơn nữa. 

Để làm điều này, bạn cần cài đặt ứng dụng Google Drive trên điện thoại của bạn, và đăng nhập vào tài khoản Google của bạn. Sau đó, bạn có thể chọn các loại dữ liệu mà bạn muốn sao lưu, và thiết lập thời gian sao lưu tự động hoặc thực hiện sao lưu thủ công. Bạn có thể xem lại các bản sao lưu của bạn trên Google Drive, và khôi phục chúng khi cần.

Gửi trực tiếp file thông qua Gmail

Google Drive hỗ trợ gửi trực tiếp các tệp tin từ Google Drive qua Gmail, hoặc nhận các tệp tin được gửi qua Gmail vào Google Drive. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và không gian lưu trữ khi gửi hoặc nhận các tệp tin có dung lượng lớn.
Để làm điều này, bạn cần mở Gmail trên trình duyệt web hoặc ứng dụng di động, đăng nhập vào Gmail và soạn một email mới. Sau đó, bạn có thể chọn biểu tượng Google Drive để chèn một liên kết đến một tệp tin hoặc một thư mục trên Google Drive vào email của bạn. 

Người nhận email của bạn có thể mở liên kết đó để xem hoặc tải xuống tệp tin từ Google Drive. Nếu bạn nhận được một email có chứa liên kết đến một tệp tin hoặc một thư mục trên Drive gg, bạn có thể nhấn vào biểu tượng Lưu vào Drive để lưu tệp tin đó vào Google Drive của bạn.

Cộng tác trực tuyến trở nên dễ dàng hơn

Cộng tác trực tuyến có thể trở nên dễ dàng hơn bằng cách chia sẻ quyền truy cập, nhận xét và chỉnh sửa các tệp tin trên Google Drive. 
Bạn có thể chọn một trong ba mức độ quyền truy cập cho người khác: xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể chọn phạm vi chia sẻ: công khai, bất kỳ ai có liên kết, hoặc chỉ những người được mời qua email. 

Bạn có thể dễ dàng theo dõi các thay đổi, lịch sử phiên bản và nhận xét của người khác trên các tệp tin của bạn, và phản hồi lại nếu cần. Google Drive cũng hỗ trợ tạo các nhóm làm việc, gán nhiệm vụ và thiết lập hạn chót cho các dự án.

Tạo bảng khảo sát và hỗ trợ thu thập dữ liệu

Bằng cách sử dụng Google Forms, một công cụ miễn phí được tích hợp trên Google Drive, bạn có thể tạo các bảng khảo sát và thu thập dữ liệu từ người dùng. Nền tảng này hỗ trợ tạo các câu hỏi với nhiều loại đáp án khác nhau, như lựa chọn đơn, lựa chọn nhiều, điền vào ô trống, kéo thả, đánh giá sao và nhiều hơn nữa. 
Bạn có thể thiết kế giao diện của bảng khảo sát theo ý thích của bạn, hoặc sử dụng các mẫu sẵn có. Ngoài ra, bạn có thể gửi liên kết đến bảng khảo sát qua email, mạng xã hội hoặc mã QR. Bạn cũng có thể xem kết quả của bảng khảo sát trên file Google Forms hoặc Google Sheets, và phân tích dữ liệu bằng các biểu đồ, bảng và công thức.

Các câu hỏi thường gặp

Sử dụng Google Drive có mất phí không? Giới hạn lưu trữ của Google Drive là bao nhiêu GB?

Google Drive được sử dụng miễn phí cho người dùng cá nhân. Mỗi tài khoản được cấp 15GB không gian lưu trữ miễn phí. Nếu bạn có nhu cầu lưu trữ nhiều hơn, bạn có thể mua thêm không gian lưu trữ với các gói từ 100GB đến 30TB, với giá từ 1.99 USD đến 299.99 USD mỗi tháng.

Những định dạng file nào được phép lưu trữ trên Google Drive?

Bạn có thể lưu trữ bất kỳ loại tệp tin nào trên Google Drive, miễn là kích thước của chúng không vượt quá 5TB. Tuy nhiên, một số loại tệp tin được hỗ trợ đặc biệt bởi Google Drive, cho phép bạn mở và chỉnh sửa chúng trực tiếp trên đám mây, như sau:

• Các tệp tin văn bản, bảng tính, trình chiếu và biểu mẫu của Google Docs, Sheets, Slides và Forms .
• Các tệp tin văn bản, bảng tính, trình chiếu và biểu mẫu của Microsoft Office, như Word, Excel, PowerPoint và Access .
• Các tệp tin PDF, EPUB, HTML, TXT, RTF và CSV .
• Các tệp tin hình ảnh, âm thanh và video, như JPEG, PNG, GIF, MP3, MP4, AVI và MOV .
• Các tệp tin nén, như ZIP, RAR và 7Z .
• Các tệp tin mã nguồn, như Java, Python, C++ và XML .

Có thể sử dụng Google Drive khi ngoại tuyến không?

Google Drive có thể sử dụng được khi ngoại tuyến để xem và chỉnh sửa các tệp tin của Google Docs, Sheets, Slides và Drawings. 

Nhưng để làm điều này, bạn cần thiết lập chế độ ngoại tuyến cho Google Drive trên trình duyệt web Chrome hoặc ứng dụng di động. Khi bạn kết nối internet lại, các thay đổi của bạn sẽ được đồng bộ hóa với đám mây. Tuy nhiên, bạn không thể sử dụng Google Drive khi ngoại tuyến để xem và chỉnh sửa các loại tệp tin khác .

Các loại tập tin được Google Drive hỗ trợ

Google Drive hỗ trợ rất nhiều loại tập tin khác nhau. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ của các loại tập tin được hỗ trợ trên Google Drive tại đây.
Sau đây là những loại tệp phổ biến nhất bạn có thể xem trước trong Google Drive:

• Các tệp lưu trữ (.ZIP, .RAR, tar, gzip)
• Các định dạng âm thanh (MP3, MPEG, WAV, .ogg, .opus)
• Các tệp hình ảnh (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP, .TIFF, .SVG)
• Đánh dấu/mã (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS, .java, .py)
• Các tệp văn bản (.TXT)
• Các tệp video (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV, .ogg)
• Các tệp Adobe
• Các tệp Microsoft (Excel (.XLS và .XLSX), PowerPoint (.PPT và .PPTX), Word (.DOC và .DOCX),…

Kết lại, Google Drive là một dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu trực tuyến của Google, mang lại cho bạn nhiều lợi ích và tiện ích. Bạn có thể dùng Google Drive để sao lưu dữ liệu cá nhân, cộng tác trực tuyến với người khác, tạo các bảng khảo sát và thu thập dữ liệu, gửi trực tiếp các tệp tin qua Gmail và nhiều hơn nữa. Bạn cũng cần lưu ý một số ưu nhược điểm và điều kiện khi sử dụng Google Drive. 
Hy vọng bài viết này của Thành Trung Mobile đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Google Drive là gì và biết cách sử dụng nó nhé!